合同高级功能
合同关联、合同模板管理、批量操作等
合同管理完整指南
合同管理系统完整使用指南,从创建到归档的全流程管理,让企业合同管理井然有序
合同管理是系统的核心功能。传统的纸质合同管理方式经常遇到这些问题:合同找不到要翻箱倒柜、不知道合同在谁那里、忘记收款造成坏账、合同版本混乱、纸质合同容易丢失损坏。使用合同管理系统后,这些问题都能迎刃而解。系统提供秒级搜索按任意条件查找合同,实时查看审批进度和当前位置,到期自动提醒和逾期预警,自动版本管理可追溯历史,云端存储永久保存,让您的合同管理效率大幅提升。
一份合同在系统中的完整流程是:创建合同填写信息上传文件,提交审批后在各部门流转(部门审批、财务审核、高层批准),审批通过后签字盖章录入系统开始执行跟踪,设置收款计划到期提醒并登记收款,创建发货单跟踪物流开具发票,合同完成后归档存储随时可以查询。
创建合同有四种方式,您可以根据实际情况选择最合适的。
使用标准模板是最快捷的方式。系统预设了销售合同、采购合同、服务协议、保密协议、劳务合同等常用模板,这些模板都是专业规范的,可以直接套用,省去从头编写的麻烦。
使用企业模板最符合企业规范。如果企业有自己的合同模板,法务部门审核通过的,可以添加到系统中。这样创建的合同既符合企业制度又符合行业特点,还带有企业品牌标识,合规性强风险更低。
复制历史合同最省时间。当要签的新合同与之前某份合同很相似时,比如和同一个客户签订的第二份、第三份合同,可以找到那份合同直接复制,然后只需要修改合同编号、金额、日期等关键信息,3分钟就能完成创建,比从头填写节省大量时间。
从零开始创建最灵活自由。如果是特殊合同不适合用模板,可以完全自定义,上传任意格式的文件(Word、PDF、图片都支持),或者自己编写合同内容。这种方式适应各种特殊需求。
创建合同时,进入合同列表页面点击”新建合同”。如果是常规合同选择”使用模板”,如果和之前合同相似选择”复制合同”,如果已经有文件选择”上传文件”。然后填写合同基本信息。必填项包括合同名称(如”与XX公司软件采购合同”)、合同类型(销售合同/采购合同/服务合同等)、签约对方(选择客户或供应商,也可以新建)、合同金额、签订日期和到期日期。可选项包括合同编号(可以自定义或让系统自动生成)、我方签约人、对方签约人、合同负责人(负责跟进执行的人)、合同类别(自定义分类方便管理)等。
如果已经有合同文件,点击”上传附件”选择Word、PDF或扫描件,可以上传多个文件。如果想在线编辑,点击”在线编辑”使用富文本编辑器编写合同内容,可以插入表格和图片,还支持模板变量自动替换(比如{{甲方名称}}会自动填写您的企业名称,{{乙方名称}}填写客户名称,{{合同金额}}填写金额数字,避免手动输入错误)。
填写完成后,如果暂时不提交审批可以点击”保存草稿”,稍后继续编辑。如果信息都准备好了可以直接点击”提交审批”发起审批流程。
第一次创建客户或供应商也很简单,在选择签约对方时点击”+ 新建”,填写公司全称、联系人和电话、公司地址,保存后就可以使用了。
查找和管理合同
Section titled “查找和管理合同”当合同多了之后,快速找到需要的合同就很重要。
如果您记得合同编号或客户名称,直接在搜索框输入关键词就能立即显示匹配结果。比如输入合同编号”HT-2024-001”,或者客户名称”XX科技公司”,或者关键字”软件采购”。
如果只记得大概信息,可以使用筛选功能。比如要找所有待审批的合同,筛选”审批中”状态。要找所有销售合同,筛选”销售合同”类型。要找和某个客户的所有合同,筛选那个客户名称。要找某人负责的合同,筛选责任人。要找本月签订的合同,筛选时间范围。要找金额超过10万的合同,筛选金额范围。这些筛选条件可以组合使用,比如同时筛选”张三负责的”+“本月签订的”+“金额10万以上的”+“销售合同”。
点击列表表头还可以排序。按金额排序可以快速找到大额合同,按时间排序查看最新或最旧的合同,按到期日期排序查看即将到期的合同。
列表有两种查看模式。表格视图是默认的,一屏可以显示更多合同,快速浏览关键信息,适合批量查看。卡片视图显示更多详细信息,图文并茂更直观,适合精细查看。点击右上角的图标可以切换视图。
编辑和修改合同
Section titled “编辑和修改合同”能否编辑合同取决于合同状态。草稿状态可以直接点”编辑”随意修改。审批中的合同需要先”撤回”再”编辑”。已驳回的合同可以直接点”编辑”修改后重新提交。已签订的合同不能直接修改,需要走”合同变更”流程。已完成的合同不能修改,只能查看历史版本。
系统提供强大的在线编辑器。基础功能包括字体大小、颜色、加粗、斜体、段落对齐、缩进、有序无序列表、插入链接。高级功能包括插入表格(常用于报价单和明细清单)、插入图片(可以直接粘贴截图)、条款库(快速插入常用条款)、变量替换(自动填充甲乙方信息)。
变量替换功能特别实用。在合同中使用{{变量名}}的格式,系统会自动替换为实际值,避免手动输入错误。
企业有很多标准条款,每次手写很麻烦,这时候可以使用条款库。在编辑器中点击工具栏的”条款库”按钮,选择条款分类(付款条款、违约责任、保密条款、争议解决等),点击条款名称就会自动插入到光标位置,插入后可以根据实际情况微调。管理员可以在”系统设置>条款管理”中维护企业常用条款,按分类整理,支持富文本格式。
系统会自动进行版本管理,每次保存都会创建新版本。您可以查看历史版本看看之前是怎么写的,对比版本差异高亮显示修改的地方,如果改错了还可以恢复到历史版本。进入合同详情页点击”版本历史”标签,选择要查看的版本,点击”对比”查看差异,点击”恢复”回到该版本。恢复到历史版本后会创建一个新版本,原来的版本不会丢失。
关联信息管理
Section titled “关联信息管理”一份合同往往涉及很多相关信息,系统帮您统一管理。
创建合同时选择的签约对方会自动关联。在客户详情页可以看到与该客户的所有合同,点击客户名称就能立即查看所有相关合同。这样可以了解客户的合作历史,统计客户的采购总额,分析客户的合作价值。
设置收款计划很重要,到期自动提醒不会忘记催款,清楚知道还有多少款没收,统计应收账款也更准确。进入合同详情页点击”收款管理”标签,点击”添加收款计划”,填写期数(如”首付款”、“第二期”)、金额、计划收款日期和备注(收款条件如”签约后3日内”)。系统会在到期前3天提醒您。
典型的收款计划比如首付款30%(3万元)签约后3天内收,进度款50%(5万元)发货后收,尾款20%(2万元)验收合格后收。当客户打款后要记得登记。在”收款管理”标签下找到对应的收款计划,点击”登记收款”,填写实际收款日期、金额、收款账户,上传银行回单作为凭证。系统会自动计算已收款金额、未收款金额、收款进度百分比,如果逾期会自动标记提醒催款。
如果合同涉及发货,可以创建发货单。点击”发货管理”标签,点击”新建发货单”,填写发货日期、产品名称和数量、物流公司、物流单号、收货地址和联系人。这样可以清楚知道发了什么发了多少,实时跟踪物流状态,客户咨询时能快速回复。
开票管理也很方便。点击”发票管理”标签,点击”新建发票”,填写发票类型(专票/普票)、发票代码和号码、开票日期、开票金额、税率和税额,上传发票扫描件。系统会统计已开票金额、未开票金额和开票明细列表,财务对账更方便。
合同执行跟踪
Section titled “合同执行跟踪”签了合同只是开始,后续执行才是关键。系统会根据执行情况自动更新状态:草稿→审批中→待签订→执行中→已完成。草稿是刚创建还未提交。审批中是正在审批流程中,系统会提醒审批超时。待签订是审批通过等待签字。执行中是合同生效正在执行,系统会发送收款提醒和到期提醒。已完成是合同履行完毕。已到期是超过有效期。已作废是合同终止。
系统会自动提醒您各种重要事项。收款提醒在到期前3天、当天和逾期后每天提醒,再也不会忘记催款。发货提醒按合同约定的发货日期提前3天提醒准备发货,逾期未发货也会提醒,按时履约客户满意。到期提醒在合同到期前30天、7天和当天提醒,及时续签业务不中断。审批提醒在有合同待审批时通知,审批超时催办,审批结果及时通知。提醒方式包括系统内消息通知、钉钉推送(如已集成)、邮件通知(可配置)。
合同签了之后如果需要修改,要走变更流程。适用场景包括合同金额需要调整、合同期限需要延长、合同内容需要修改、付款方式需要变更。在合同详情页点击”发起变更”,填写变更原因、变更内容描述,上传变更协议(如果有)。变更申请会重新走审批流程,审批通过后系统自动更新合同信息,原合同作为历史版本保留。变更后的合同会关联原合同,可以追溯完整的变更历史。
合同执行完成后需要归档保存。当合同到期且所有款项已收齐,或合同提前终止已办理完结手续,或合同履行完毕无后续事项时,就可以归档了。
在合同详情页点击”标记为完成”,填写归档信息包括实际结束日期、归档编号(可选)、归档位置(如果有实体合同)和归档说明,点击”确认归档”。归档后合同状态变为”已归档”,不能再修改,但可以查看和导出,也可以统计和分析。
归档的合同随时可以查询。在合同列表筛选”已归档”状态,使用搜索功能查找,或在”归档管理”模块查看。
当需要对多份合同做相同操作时,可以使用批量操作。在合同列表勾选多份合同,点击”批量操作”,可以批量导出、批量删除(仅草稿)、批量修改负责人、批量归档,大大提高效率。
与同一客户签订多份相似合同时,使用合同复制功能。找到第一份合同点击”复制”,修改合同编号、金额、日期,提交审批。这样从30分钟缩短到3分钟。
如果有大量历史合同需要录入,可以使用Excel批量导入。下载导入模板,按格式填写Excel,上传文件导入,系统批量创建合同。100份合同1小时就能搞定。
如果想在列表中显示特定字段,点击列表右上角的”列设置”,勾选要显示的字段,拖动调整顺序,保存设置。
需要将合同数据导出给领导时,筛选出需要的合同,点击”导出”,选择导出格式(Excel/PDF),选择导出字段,下载文件即可。
合同编号如何生成? 有两种方式。自动生成是推荐的,系统按规则自动生成,格式如HT-2024-001,保证唯一不会重复。手动输入时可以自定义编号,系统会检查是否重复。编号规则可以在”系统设置>编号规则”中自定义,支持年份、月份、流水号等变量。
合同金额可以修改吗? 这取决于状态。草稿状态可以直接修改,审批中需要撤回后修改,已签订需要走”合同变更”流程,已归档不能修改。
合同附件可以上传多少? 没有数量限制,但单个文件不超过100MB。支持Word、Excel、PDF、图片、压缩包等格式,建议压缩后上传。
合同删除后能恢复吗? 草稿状态删除后进入回收站可以恢复,其他状态不能删除只能作废。恢复方法是进入”回收站”,找到删除的合同,点击”恢复”。在回收站中点击”永久删除”后就不可恢复了。
如何查看某客户的所有合同? 有三种方法。方法一是在合同列表筛选该客户,立即显示所有合同。方法二是进入”客户管理”找到该客户,点击”关联合同”标签。方法三是在搜索框输入客户名称,显示所有匹配合同。
合同审批卡住了怎么办? 如果审批人忘记了,可以点击”催办”按钮,系统发送催办通知。如果审批人出差了,让审批人设置”审批委托”,或联系管理员修改审批流程。如果流程配置错误,联系管理员检查审批流程,可以强制通过(需要管理员权限)。
掌握了合同管理的基础功能后,您可以继续学习:
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