集成钉钉
打通钉钉实现移动审批
审批流程使用指南
合同管理系统审批流程完整指南,让企业审批效率大幅提升
传统审批方式经常遇到这些问题:不知道该找谁审批浪费大量沟通时间,纸质单据传来传去效率很低,审批卡在某个环节不知道进度,出差没法审批耽误业务,领导太忙审批慢。使用审批系统后,这些问题都能解决。系统会自动流转按规则找人,线上审批随时随地,实时查看进度一键催办,手机钉钉上就能批,还可以设置审批委托自动转交,让审批效率大幅提升。
合同管理系统的审批不仅可以审批合同(销售、采购、服务等各类合同),还支持报销审批(差旅费、招待费、办公费等财务流程)、档案借阅审批(重要档案借阅申请保障安全)、自定义审批(请假、加班、用章等,灵活适应各种场景)。
一个典型的合同审批流程是这样的:销售经理作为发起人创建合同后提交审批,首先由部门经理审批,如果同意就继续流转,如果驳回就退回发起人修改。部门经理同意后流转到财务部门审核,同样是同意继续、驳回退回。财务审核通过后到总经理审批,总经理同意后审批通过,合同就可以签订了。
系统会根据条件自动选择审批流程。比如合同金额小于5万元只需要部门经理审批,半天内就能完成。金额在5到10万之间需要部门经理和总经理审批,1天内完成。金额在10到50万之间需要部门经理、财务、总经理三级审批,2到3天完成。金额超过50万还要加上法务审核,需要3到5天。这些审批规则管理员可以在”系统设置>审批流程”中自定义配置,适应企业的实际需要。
创建或编辑业务单据时,比如创建一份合同填写完基本信息后,先检查信息是否完整(必填项都填了、附件已上传、金额日期等关键信息正确),然后点击”提交审批”。系统会自动根据金额等条件匹配审批流程,找到第一个审批人,发送审批通知。提交后您可以查看审批进度、催办审批人,如果需要修改还可以撤回审批。
查看审批进度有两种方法。第一种是在单据详情页查看,进入合同详情页点击”审批进度”标签,可以看到完整的审批流程图。第二种是在待办事项查看,点击”我的待办”看到”我提交的”列表,每条记录都显示当前状态。审批进度会清晰显示每个环节,比如张三(销售经理)在1月15日10:30发起申请已完成,李四(部门经理)正在审批中等待处理,王五(财务)和赵六(总经理)还未开始。
如果审批太久没动静,可以催办。在审批进度中找到当前审批人点击”催办”按钮,系统向审批人发送催办通知。同一节点24小时内只能催办一次,催办次数系统会记录,如果超过3天未处理管理员会收到预警。
提交后发现信息有误可以撤回,但只限于审批中状态且还没有人审批的情况。如果已经有人审批了就不能撤回,只能等最终结果。撤回方法是进入单据详情页点击”撤回审批”,确认后修改信息重新提交。
当有单据需要您审批时会收到通知。通知方式包括系统内消息(登录后在右上角看到红点)、钉钉推送(手机钉钉实时推送,如已集成)、邮件通知(发送到您的邮箱,可配置)。
收到通知后点击顶部菜单的”待办事项”或右上角的铃铛图标进入待办中心,查看待审批列表,可以看到所有等待您审批的单据包括合同审批、报销审批和其他审批。点击进入详情查看单据的完整信息。
审批时要认真查看单据信息。先看基本信息包括申请人是谁、申请时间、单据类型(合同/报销等)、关键信息(金额、日期等)。然后查看详细内容,下载查看附件(合同文件、发票等),查看业务明细和历史记录。点击”审批流程”标签可以看已经过的节点和后续还有谁审批。
做出审批决定有三个选择:同意(通过审批)、驳回(不同意退回修改)、加签(需要其他人一起看看)。
同意审批时点击”同意”按钮,填写审批意见(可选,例如”合同条款无误,同意签订”,也可以不填直接通过),点击”提交”完成审批。审批后自动流转到下一个审批人,申请人收到审批通过通知,如果是最后一个审批人流程就结束了。
驳回审批时点击”驳回”按钮,必须填写驳回原因(例如”合同金额填写有误,请核实后修改”,要说清楚问题方便申请人修改),选择驳回到哪里(驳回到发起人退回给申请人修改,或驳回到指定节点退回到某个审批节点),点击”提交”。驳回后申请人收到驳回通知,修改后重新提交,重新走审批流程。驳回原因一定要写清楚,好的驳回原因比如”合同金额应为10万元不是1万元请修改”、“缺少客户盖章的合同扫描件请补充”,不好的驳回原因比如”有问题”(申请人不知道什么问题)、“不同意”(没说为什么不同意)。
加签审批适用于需要其他人一起审批的情况。比如这个合同涉及技术问题想让技术部门也看看,金额太大想让分管领导也审一下,或者不确定想让相关人员一起决定。加签时点击”加签”按钮,选择加签方式:前加签(先让加签人审批再轮到您)、后加签(您审批后再给加签人审批)、并签(您和加签人同时审批)。然后选择需要加签的人员(可以选择多个人),填写加签原因(例如”该合同涉及技术问题,请技术部门审核”),提交。原流程A→B→C,前加签(B加签给D)变成A→D→B→C,后加签变成A→B→D→C,并签变成A→B和D(同时审批)→C。
出差在外可以用钉钉手机审批。钉钉审批的优势是随时随地,手机就能批不受地点限制,出差在家都能审。实时推送,有待办立即推送不会遗漏,秒级通知。快速审批,手机上直接点同意驳回,3秒完成。还可以用语音输入审批意见,更方便快捷。
使用方法是收到钉钉通知”您有一份合同审批待处理”后点击通知,自动打开审批详情页。查看审批内容,看到申请人、时间、金额等信息,点击”查看详情”看完整信息,点击附件可以下载查看。然后点击”同意”或”驳回”,填写审批意见(可选),点击”提交”完成。审批完成后自动同步到系统。钉钉审批和PC端完全同步,在钉钉上审批PC端立即更新,在PC端审批钉钉立即更新,数据完全一致。
开启钉钉审批提醒需要企业管理员先集成钉钉(参考钉钉集成指南),然后登录系统用钉钉扫码绑定账号,在”个人设置>消息通知”中开启钉钉推送就可以了。
设置审批委托适用于出差休假期间审批不能停的情况。进入个人设置点击右上角头像选择”个人设置”,点击”审批委托”,添加委托时选择委托人(代替您审批的人)、委托时间段(从什么时候到什么时候)、委托类型(全部审批或仅某类审批),保存后委托期间待办会自动转给委托人。比如张三委托李四在1月20日至25日期间代理全部审批,王五委托赵六在2月1日至7日期间仅代理合同审批。受托人审批后记录中会注明”由XX代为审批”。
批量审批适用于有多份相似的合同等着审的情况。在待办列表勾选多个待办,点击”批量审批”,选择”同意”或”驳回”,填写统一的审批意见,提交。适用于多份金额内容相似的合同或多份报销单。注意批量审批时无法单独填写意见,建议先仔细核对确认无误再批量操作。
想知道自己之前批过哪些单据,可以查看审批历史。进入”待办中心”点击”已审批”标签,看到所有您审批过的单据,可以按时间类型筛选。还有统计功能显示本月审批了多少单、同意驳回的比例、平均审批时长。
容易忘记审批可以设置提醒。在”个人设置>消息通知”中开启”待办提醒”和”催办提醒”,设置提醒时间(如每天上午9点)。系统会定时提醒,上午9点提醒您有X个待办,下午3点再次提醒未处理的待办。
经常写相同的审批意见可以保存为模板。审批时填写意见后点击”保存为模板”,给模板起个名字如”合同无误通过”,下次审批时点击”使用模板”即可。常用模板比如”合同条款无误,同意签订”、“金额正确,同意报销”、“档案已审核,同意借阅”。
管理员配置(仅管理员)
Section titled “管理员配置(仅管理员)”如果您是管理员可以配置审批流程。创建审批模板时进入”系统设置”→“审批流程”→“审批模板”,点击”新建审批模板”,填写基本信息包括模板名称(如”销售合同审批(10万以下)”)、模板编码(如”CONTRACT_SALE_10W”)、适用业务(选择”合同审批”)。点击”添加节点”配置节点名称(如”部门经理审批”)、审批人(选择具体人员或角色)、审批规则(单人审批/会签/或签),最后保存并启用。
配置审批规则可以让系统自动匹配审批流程。在”审批规则”中添加条件,比如如果”合同金额小于10万”使用”销售合同审批(10万以下)“,如果”合同金额大于等于10万”使用”销售合同审批(10万以上)“。支持的条件包括金额范围、合同类型、申请部门、申请人级别。
审批节点类型包括单人审批(一个人审批即可,最常用)、会签(多个人都要审批,所有人同意才能通过,一人驳回即驳回)、或签(多个人中任意一人审批即可,适合多个领导找到谁批谁)、条件分支(根据条件走不同的流程,例如金额大于50万需要法务审核否则跳过)。
审批时看不到附件怎么办? 可能是申请人没上传附件、附件上传失败或浏览器不支持预览。解决方法是联系申请人确认是否上传,点击”下载”按钮下载到本地查看,或更换浏览器(推荐Chrome)。
审批后能撤销吗? 不能直接撤销,但可以联系管理员撤销(需管理员权限),或等流程结束后走”变更”流程修正。
审批超时会怎样? 24小时未处理发送提醒,48小时未处理发送催办,72小时未处理通知管理员。如果配置了自动跳过,可以设置超过N天自动跳过该节点,自动流转到下一节点,系统记录”超时自动跳过”。
驳回后能直接从当前节点重新开始吗? 分情况,驳回到发起人时修改后重新走完整流程,驳回到上一节点时从上一节点重新开始。管理员可以配置”驳回后从当前节点开始”节省重复审批的时间。
手机审批安全吗? 非常安全。钉钉登录需要验证,审批操作有日志记录,所有操作可追溯,权限控制严格。
掌握了审批流程后,您可以继续学习:
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