权限系统指南 - 保护数据安全

合同助手合同管理系统的权限管理功能,帮您控制谁能看什么、谁能做什么,保护企业数据安全,权限清晰明了

担心数据泄露?不知道该给员工什么权限? 合同助手的权限系统让数据安全可控,权限清晰明了。

为什么需要权限管理?

数据安全的问题:

传统方式的问题	合同管理系统的解决方案	您的收益
所有人都能看所有数据	按角色控制数据范围	数据不泄露
新员工不知道能做什么	角色自动赋予权限	快速上手
离职员工账号未注销	停用账号权限失效	安全可控
权限分配混乱	统一权限管理	管理规范
敏感信息随意查看	字段脱敏和权限控制	保护隐私

权限系统的三个维度

合同管理系统从三个维度控制权限:

数据权限

控制能看到什么数据

看所有数据?
只看本部门?
只看自己的?

最重要的权限

功能权限

控制能做什么操作

能创建合同?
能删除客户?
能导出数据?

保护核心功能

字段权限

控制能看到哪些字段

合同金额能看吗?
客户电话能看吗?
敏感信息要脱敏?

保护敏感数据

第一步:理解角色和权限

什么是角色?

角色 = 一组权限的集合

举例说明:

角色: 销售经理

拥有的权限:
✅ 查看本部门所有合同
✅ 创建、编辑本部门合同
✅ 审批本部门合同
✅ 查看本部门客户信息
❌ 不能删除合同
❌ 不能查看其他部门数据
❌ 不能修改系统设置

常见角色示例

普通员工:

只能看自己创建的合同
只能编辑草稿状态的合同
不能删除数据
不能导出数据

部门主管:

能看本部门所有合同
能创建、编辑本部门合同
能协助审批
能查看本部门报表

部门经理:

能看本部门及下级部门数据
能审批本部门合同
能管理本部门员工
能查看部门统计数据

财务人员:

能看所有合同的财务信息
能管理收付款
能开具发票
能查看财务报表

总经理:

能查看所有数据
能审批所有重要业务
能管理系统设置
能查看所有报表

第二步:数据权限设置

数据权限的5个级别

全公司数据
- 能看到所有数据
- 不受部门限制
- 适合: 总经理、财务总监、系统管理员
本部门及下级部门
- 能看到本部门和下级部门的数据
- 适合: 部门经理、大区经理
仅本部门
- 只能看本部门的数据
- 看不到下级部门
- 适合: 部门主管、部门专员
仅本人
- 只能看自己创建或负责的数据
- 适合: 普通员工、外部人员
自定义范围
- 自定义能看到的数据范围
- 例如: 能看华东区+华南区
- 适合: 跨部门角色

如何设置数据权限

创建或编辑角色

进入”系统设置” → “角色管理”
选择数据权限级别

在”数据权限”下拉框选择:
- 全公司
- 本部门及下级
- 仅本部门
- 仅本人
- 自定义
设置具体范围 (如果选择自定义)
- 勾选可以查看的部门
- 勾选可以查看的数据类型
保存

数据权限示例

场景: 销售总监

数据权限: 本部门及下级部门

能看到:
✅ 销售中心的所有数据
✅ 华东区销售部的数据
✅ 华南区销售部的数据
✅ 华北区销售部的数据

看不到:
❌ 采购部的数据
❌ 财务部的数据
❌ 法务部的数据

场景: 普通销售员

数据权限: 仅本人

能看到:
✅ 自己创建的合同
✅ 自己负责的客户
✅ 分配给自己的任务

看不到:
❌ 同事的合同
❌ 其他人的客户
❌ 部门整体数据

第三步:功能权限设置

常见功能权限

合同管理:

创建合同: 能否新建合同
编辑合同: 能否修改合同
删除合同: 能否删除合同
审批合同: 能否审批合同
导出合同: 能否导出合同列表

客户管理:

创建客户: 能否新建客户
编辑客户: 能否修改客户信息
删除客户: 能否删除客户
导出客户: 能否导出客户列表
公海客户: 能否从公海领取客户

财务管理:

查看财务: 能否查看财务数据
登记收款: 能否登记收款
登记付款: 能否登记付款
开具发票: 能否开发票
报销审批: 能否审批报销

系统管理:

用户管理: 能否添加/编辑用户
角色管理: 能否设置角色权限
部门管理: 能否管理组织架构
系统设置: 能否修改系统配置

如何分配功能权限

进入角色管理

“系统设置” → “角色管理” → 编辑角色
勾选功能权限

在”功能权限”区域:
- 展开功能模块
- 勾选允许的功能
- 取消不允许的功能
设置操作权限

对每个功能设置具体操作:
- ✅ 查看
- ✅ 创建
- ✅ 编辑
- ❌ 删除
- ❌ 导出
保存

功能权限组合示例

财务人员角色:

✅ 能做的:
- 查看所有合同的财务信息
- 登记收款和付款
- 开具发票
- 审核报销
- 导出财务报表

❌ 不能做的:
- 创建、编辑合同内容
- 删除合同
- 管理客户信息
- 修改用户权限

第四步:字段权限设置

什么是字段权限?

控制用户能看到哪些字段,能编辑哪些字段

使用场景:

销售员能看合同金额,但看不到成本价
普通员工能看客户名称,但看不到联系电话
部门主管能看员工工资,但不能修改

字段权限的三种状态

可见可编辑
- 字段正常显示
- 可以查看和修改
可见不可编辑
- 字段正常显示
- 只能查看,不能修改
不可见
- 字段不显示
- 完全看不到
脱敏显示 (特殊)
- 部分隐藏显示
- 例如: 手机号显示为 138****8888

如何设置字段权限

进入字段权限设置

“系统设置” → “字段权限”
选择业务模块
- 合同管理
- 客户管理
- 财务管理
- …

为角色配置字段权限

字段名称	销售员	部门经理	财务
合同名称	✅ 可见可编辑	✅ 可见可编辑	✅ 可见
合同金额	✅ 可见	✅ 可见可编辑	✅ 可见
成本价	❌ 不可见	✅ 可见	✅ 可见
客户电话	📱 脱敏	✅ 可见	❌ 不可见

保存配置

字段脱敏示例

敏感字段脱敏规则:

字段类型	原始数据	脱敏后显示
手机号	13812345678	138****5678
身份证	110101199001011234	110101****1234
银行卡	6222021234567890	6222 ** ** 7890
邮箱	zhangsan@company.com	zhan***@company.com

实用技巧

技巧一:快速复制角色权限

场景: 新建角色和现有角色权限类似

找到相似的角色

例如: 要创建”销售主管”,参考”销售经理”
复制角色

点击”销售经理”旁的”复制”按钮
修改角色名称

改为”销售主管”
调整部分权限
- 减少一些管理权限
- 调整数据权限范围
保存

效率提升: 从 30 分钟到 3 分钟!

技巧二:权限测试

如何确认权限设置是否正确?

创建测试账号

创建一个测试用户,分配要测试的角色
用测试账号登录

打开浏览器隐身模式,登录测试账号
验证权限
- 能看到应该看到的数据吗?
- 能执行应该能做的操作吗?
- 看不到不该看的数据?
- 不能做不该做的操作?
调整权限

如果不符合预期,回到管理后台调整

技巧三:权限审计

定期检查权限设置是否合理

每月检查:

是否有离职员工账号未停用?
是否有权限设置过高的账号?
是否有异常登录记录?

检查方法:

进入”系统设置” → “权限审计”
查看”高权限用户列表”
查看”长期未登录用户”
查看”异常操作日志”

技巧四:最小权限原则

给用户分配权限时,遵循最小权限原则

原则:

只给必需的权限
不确定是否需要,先不给
用户申请时再开通
定期回收不用的权限

好处:

降低数据泄露风险
避免误操作
权限管理更清晰

示例:

错误做法:
新员工入职 → 给"系统管理员"角色 → 权限过大

正确做法:
新员工入职 → 给"普通员工"角色 → 能完成日常工作
需要更多权限 → 单独申请 → 审批后开通

技巧五:按业务场景设置权限

不要只按岗位设角色,要按业务场景

传统做法 (不够灵活):

销售员角色
经理角色
财务角色

推荐做法 (更灵活):

基础角色: 普通员工
业务角色: 销售权限、采购权限、财务权限
管理角色: 审批权限、数据查看权限

一个用户可以有多个角色:

张三:
- 普通员工 (基础权限)
- 销售权限 (能管理合同和客户)
- 审批权限 (能审批本部门合同)

权限叠加 = 所有角色权限的并集

常见问题

数据权限和功能权限有什么区别?

数据权限: 控制”能看到什么”

例如: 只能看本部门的合同

功能权限: 控制”能做什么”

例如: 能创建合同,但不能删除

两者结合:

销售员: 能看本部门合同(数据权限) + 能创建合同(功能权限)

如何给某个用户特殊权限?

方法一: 创建专属角色 (推荐)

创建一个角色,如”XX 特殊权限”
配置权限
只分配给这一个用户

方法二: 单独调整权限

进入用户详情
点击”权限设置”
单独勾选权限
保存

建议: 优先用方法一,便于管理

员工调岗后权限怎么处理?

自动处理 (推荐):

修改员工的部门
系统自动更新数据权限
数据范围跟着部门走

手动调整:

修改员工的角色
给新角色
移除旧角色

如何防止权限滥用?

防范措施:

操作日志
- 所有操作都有日志
- 记录谁、什么时候、做了什么
- 可追溯审计
敏感操作二次确认
- 删除数据需要输入密码
- 导出数据需要审批
- 修改权限需要验证
定期审计
- 每月检查权限设置
- 发现异常及时处理
- 回收不用的权限
权限变更通知
- 权限变更自动通知用户
- 用户知道自己有什么权限
- 发现异常及时反馈

权限太复杂,搞不清楚怎么办?

简化方法:

使用预置角色
- 系统预置了常用角色
- 直接用,不用自己配
从简单开始
- 先只设置数据权限
- 功能权限用默认的
- 逐步完善
参考模板
- 查看其他企业的权限设置
- 参考最佳实践
- 复制后调整
寻求帮助
- 联系客服协助配置
- 提供企业组织架构
- 客服帮忙设置

下一步学习

用户管理

创建用户并分配角色

查看用户管理 →

审批流程

设置审批人和审批权限

查看审批流程 →

系统设置

更多系统配置选项

查看系统设置 →

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