合同高级功能
合同管理的高级功能详解,包括合同变更、检查点管理、发货管理、发票管理、收付款管理、合同关联、周期合同等
当您熟悉了合同管理系统的基本操作后,可以使用这些高级功能来更好地管理合同全生命周期。
系统支持多种合同类型,每种类型都有针对性的功能设计。
销售合同是企业向客户销售产品或服务的合同。在创建销售合同时,需要填写客户信息、合同金额、付款方式、交付时间、产品清单等内容。销售合同的业务流程通常是从销售线索开始,经过商机跟进、报价,最后签订合同。合同签订后进入生产计划、发货、开票、收款等执行环节,最后是质保和售后服务。系统可以帮您关联商机记录、自动生成生产计划、管理发货和开票,跟踪收款进度。
采购合同是企业向供应商采购原材料、产品或服务的合同。采购合同需要记录供应商信息、采购金额、付款条件、交货时间、采购清单、规格和数量。业务流程从采购需求开始,通过供应商选择、询价比价,最终签订合同。合同执行过程包括到货验收、入库管理、收票和付款。系统可以关联采购申请、管理入库记录、登记发票信息、跟踪付款情况。
周期合同是按固定周期循环执行的合同,比如租赁合同按月收租、服务合同按年收费、长期供应合同按季度供货。系统可以设置周期类型(月/季/年)、每期金额、起止日期和是否自动续期。周期合同的特殊功能包括自动生成子合同、周期金额计算、到期自动提醒和自动续期管理。
合同清单管理
Section titled “合同清单管理”许多合同需要详细列出产品或服务清单。在合同详情页点击”产品清单”标签,可以添加具体的产品项。每个清单项包括产品名称(从产品库选择或手动输入)、规格型号、数量和单位、不含税单价、税率等信息。系统会自动计算每项的金额(数量乘以单价)、税额(金额乘以税率)和含税金额。最后汇总得出小计金额、总税额和合同总额。
如果产品清单项目很多,可以使用Excel批量导入功能。先下载导入模板,按格式填写产品信息,然后上传文件即可批量创建清单项,大大提高录入效率。
对于销售合同,产品清单还可以与生产管理联动。系统可以根据清单自动创建生产任务、分解BOM物料需求、生成原材料采购计划,并预占库存避免超卖,实现从订单到生产的无缝衔接。
合同变更管理
Section titled “合同变更管理”合同签订后如果需要修改内容,不能直接修改原合同,而是要发起合同变更流程。在合同详情页点击”发起变更”,填写变更原因、变更内容(比如金额调整、交付时间延期、清单修改等)、变更前后对比,还可以上传变更协议的扫描件。变更申请需要重新走审批流程,审批通过后系统会自动更新合同内容,同时完整保留所有变更历史记录。
系统自动管理合同版本。每次变更都会生成新版本,比如V1.0是初始版本,V1.1是第一次变更(金额从10万变为12万),V1.2是第二次变更(交付日期从3月延期到4月)。在”版本历史”中可以查看所有版本,对比任意两个版本的差异,还可以导出指定版本的合同文件,确保合同演变过程完整可追溯。
合同执行跟踪
Section titled “合同执行跟踪”检查点管理可以帮您跟踪合同执行的关键节点。在合同详情的”检查点”标签页添加执行节点,比如技术方案评审、原料采购、生产完成、质检通过、发货交付、客户验收、开票收款等。每个检查点设置计划时间、责任人、检查内容和当前状态(未开始/进行中/已完成/已逾期)。责任人完成工作后更新状态并填写完成情况。这样可以清晰了解合同执行进度,及时发现延误节点。
发货管理功能记录产品发货的全过程。在合同详情点击”发货管理”创建发货单,填写发货日期、收货方信息(名称、地址、联系人、电话)、物流公司和单号、发货产品及序列号等。发货单确认后自动生成出库单扣减库存。填写物流单号后可以查询物流状态跟踪货物位置。客户签收后上传签收单,发货状态变为”已签收”,完成发货闭环。
发票管理让开票记录清晰有序。点击”发票管理”创建开票申请,选择发票类型(增值税专用发票或普通发票)、填写开票金额、税率、购方信息(纳税人识别号、地址电话、开户行账号等)。如果公司规定开票需要审批,提交后走审批流程。审批通过后在开票系统开具发票,然后将发票PDF或图片上传到系统,记录邮寄信息和快递单号。系统自动统计已开票金额、未开票金额和开票进度百分比。
收付款管理分为销售合同的收款管理和采购合同的付款管理。收款方面,在合同中设置预期收款计划,比如首付款30%签约时收、进度款40%发货后收、尾款30%验收合格后收。收到款项后创建收款记录,填写收款日期、金额、付款方式、付款方、银行回单等信息,并将收款与发票关联完成核销。系统自动计算合同金额、已收金额、未收金额和逾期金额,对逾期款项自动提醒催收。
付款管理类似,在采购合同中创建付款申请,填写付款金额、类型、计划日期、收款方、银行账号、付款原因等信息。付款申请需要走审批流程(部门经理→财务→总经理),审批通过后财务部执行付款并登记付款记录和凭证。
建立合同之间的关联关系可以更清晰地反映业务联系。关联类型包括主从关系(主合同和补充协议)、关联关系(销售合同和对应的采购合同形成背对背模式)、变更关系(原合同和变更协议)。在合同详情点击”关联合同”,选择关联类型和目标合同,填写关联说明即可。关联后可以快速跳转查看关联合同,关联合同的数据可以联动,还能进行关联统计汇总。
合同还可以关联客户和项目。合同会自动关联客商信息,在客户详情页可以查看该客户的所有合同和合同金额统计。将合同归属到具体项目后,可以从项目维度汇总所有相关合同,统计项目的收支情况。
创建合同模板可以大大提高合同创建效率。在”系统设置 > 合同模板”中新建模板,使用富文本编辑器编写合同内容。模板中可以使用变量语法,比如 甲方(供方): 乙方(需方): 合同总金额为人民币: (¥) 等。配置好可替换的变量字段,保存模板后就可以在创建合同时选用。选择模板后系统自动填充合同内容,您只需补充具体信息,变量会自动替换为实际值,非常方便。
合同到期管理
Section titled “合同到期管理”在”系统设置 > 合同设置”中配置到期提醒规则,比如提前30天提醒,提醒方式为站内消息、邮件和钉钉推送,提醒对象包括合同责任人和部门经理。系统每天定时检查即将到期的合同,自动发送提醒通知。
收到到期提醒后可以选择续期、归档或终止。续期操作是在合同详情点击”续期”,填写新的到期日期、上传续期协议,可选提交审批,通过后自动更新到期日期并记录续期历史。归档操作是合同到期后点击”归档”,填写归档信息、选择档案盒位置,提交后合同状态变为”已归档”,自动关联到档案系统,随时可以查看。终止操作是点击”终止合同”,填写终止原因(正常到期/协商解除/违约解除/其他)、上传终止协议,提交审批通过后合同状态变为”已终止”。
合同统计分析
Section titled “合同统计分析”系统提供多维度的合同统计,包括合同总览(合同总数、总金额、在执行数、已完成数)、按类型统计(销售/采购/周期等合同的占比)、按部门统计(各部门的合同数量、金额和业绩排名)、按时间统计(月度签约趋势、季度对比、年度分析)。
系统预置了多种报表,如合同台账(所有合同汇总清单)、合同执行报表(执行进度统计)、收款统计报表(应收实收对比)、付款统计报表(应付实付对比)、合同到期报表(即将到期清单)、部门业绩报表(各部门签约金额)、客户合同报表(按客户维度统计)。您也可以自定义报表,设置筛选条件和统计字段,导出Excel或PDF格式,还可以设置定时发送报表。
合同权限控制
Section titled “合同权限控制”系统支持数据权限、操作权限和字段权限三个层面的控制。数据权限根据员工的权限范围控制能看到的合同,比如全公司权限可以看所有合同,本部门权限只能看本部门合同,仅本人权限只能看自己创建或负责的合同。
操作权限控制用户可以执行的操作。管理员拥有所有权限,部门经理可以查看、创建、编辑、审批和导出,销售员可以查看、创建和编辑自己的合同,财务可以查看和导出,普通员工只能查看。
字段权限控制用户可见的合同字段。比如销售员可以看到合同名称、客户、金额、状态等基本信息,财务可以看到所有财务相关字段,技术部可以看到产品规格和技术要求,但看不到价格和金额。这样既保证了协同效率,又保护了敏感信息。
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