系统管理员
最高权限
- 管理所有数据
- 配置系统设置
- 管理用户和权限
- 查看所有报表
适合：IT 管理员、系统负责人
用户管理指南 - 团队协作从这里开始
合同助手合同管理系统的用户管理功能，帮您管理团队成员、设置组织架构、分配角色权限，让团队高效协作
团队成员多了不好管？不知道该给谁什么权限？ 合同助手的用户管理让团队协作井然有序。
为什么需要用户管理？
Section titled “为什么需要用户管理？”团队协作的问题：
| 传统方式的问题 | 合同管理系统的解决方案 | 您的收益 |
|---|---|---|
| 新员工不知道怎么用系统 | 添加账号，自动分配权限 | 快速上手 |
| 不同岗位权限混乱 | 角色化权限管理 | 权限清晰 |
| 员工离职账号不注销 | 一键停用账号 | 安全可控 |
| 不知道谁在用系统 | 实时查看在线用户 | 使用情况清楚 |
| 组织架构调整麻烦 | 灵活调整部门和岗位 | 适应变化 |
用户管理的完整流程
Section titled “用户管理的完整流程”建立组织架构 → 设置角色权限 → 添加用户 ↓分配部门和角色 → 发送账号通知 → 用户登录 ↓调整权限 → 变更部门 → 离职停用第一步：建立组织架构
Section titled “第一步：建立组织架构”设置部门结构
Section titled “设置部门结构”先把企业的部门建好：
-
进入组织管理
点击”系统设置” → “组织架构”
-
添加一级部门
- 点击”添加部门”
- 填写部门名称，如”销售中心”
- 填写部门编码（可选），如”SALES”
- 选择部门负责人（可选）
- 保存
-
添加子部门
- 点击已有部门旁的”+“号
- 添加下属部门
- 例如在”销售中心”下添加”华东区”、“华南区”
-
完成组织架构
建立完整的部门树形结构
典型的组织架构：
XX 公司├── 总经办│ ├── 行政部│ └── 人力资源部├── 销售中心│ ├── 华东区销售部│ ├── 华南区销售部│ └── 华北区销售部├── 采购部├── 财务部├── 法务部└── 技术部 ├── 研发部 └── 运维部设置岗位角色
Section titled “设置岗位角色”定义企业的常见岗位：
-
进入岗位管理
在”系统设置” → “岗位管理”
-
添加岗位
点击”新建岗位”：
- 岗位名称：如”销售经理”
- 岗位等级：如”经理级”
- 岗位说明：简要描述岗位职责
- 保存
-
设置常用岗位
建议设置这些岗位：
- 普通员工
- 主管
- 部门经理
- 总经理
- 财务人员
- 法务人员
- 档案管理员
岗位和权限的关系：
| 岗位 | 典型权限 | 能做什么 |
|---|---|---|
| 普通员工 | 基础权限 | 创建、查看自己的合同 |
| 主管 | 中级权限 | 管理部门合同，协助审批 |
| 部门经理 | 高级权限 | 审批部门合同，查看部门数据 |
| 总经理 | 最高权限 | 全局管理，最终审批 |
| 财务人员 | 专项权限 | 财务管理，发票、收款 |
| 法务人员 | 专项权限 | 合同审核，法律风险把控 |
第二步：添加用户
Section titled “第二步：添加用户”单个添加用户
Section titled “单个添加用户”有新员工入职？添加账号！
-
点击”添加用户”
在”系统设置” → “用户管理”中
-
填写用户信息
基本信息：
- ⭐ 姓名：员工姓名
- ⭐ 手机号：登录账号（唯一）
- 邮箱：接收通知邮件
- 工号：员工工号（可选）
组织信息：
- ⭐ 所属部门：选择部门
- ⭐ 岗位角色：选择岗位
- 直属上级：选择上级领导
- 入职日期：员工入职时间
-
设置登录密码
两种方式：
- 系统生成：自动生成密码，发短信通知
- 手动设置：自己设置初始密码（如 123456）
-
选择权限
- 选择用户角色（后面会详细讲）
- 系统会根据角色自动分配权限
- 也可以单独调整权限
-
发送通知
- 勾选”发送账号通知”
- 系统会发短信或邮件给员工
- 告知账号和密码
-
保存
新用户收到通知后：
- 使用手机号登录
- 输入初始密码
- 首次登录后修改密码
- 完善个人信息
- 开始使用系统
批量导入用户
Section titled “批量导入用户”有很多新员工？批量导入！
-
下载导入模板
点击”批量导入” → “下载模板”
-
填写 Excel 表格
按模板格式填写：
- 姓名、手机号、邮箱
- 部门、岗位、角色
- 工号、入职日期
- 每行一个用户
-
上传文件
- 点击”上传文件”
- 系统自动验证：
- 手机号是否重复
- 部门是否存在
- 角色是否存在
- 显示验证结果
-
确认导入
- 系统批量创建用户
- 自动生成密码
- 批量发送通知短信
效率提升：50 个用户，5 分钟搞定！
第三步：角色和权限
Section titled “第三步：角色和权限”什么是角色？
Section titled “什么是角色？”角色是一组权限的集合，给用户分配角色后，自动拥有这些权限。
系统预设角色：
部门经理
部门管理权限
- 管理部门合同
- 审批部门业务
- 查看部门数据
- 管理部门成员
适合：各部门经理
财务人员
财务专项权限
- 管理收付款
- 开具发票
- 查看财务报表
- 审核报销
适合：财务部员工
普通员工
基础权限
- 创建自己的合同
- 查看相关业务
- 提交审批申请
- 查看个人数据
适合：一般员工
创建自定义角色
Section titled “创建自定义角色”预设角色不够用？创建自定义角色！
-
点击”新建角色”
在”系统设置” → “角色管理”中
-
填写角色信息
- 角色名称：如”销售主管”
- 角色说明：描述这个角色的职责
- 角色类型：管理角色 / 业务角色 / 只读角色
-
分配权限
勾选这个角色应该有的权限：
数据权限：
- 查看所有数据 / 查看部门数据 / 只看自己
功能权限：
- 合同管理：创建、编辑、删除、审批
- 客户管理：创建、编辑、删除、导出
- 财务管理：收款、付款、发票、报销
- 档案管理：查看、借阅、管理
- 系统设置：用户、角色、流程、模板
字段权限：
- 可以查看哪些字段
- 可以编辑哪些字段
-
保存角色
权限分配示例（销售主管）：
✅ 可以创建合同✅ 可以编辑本部门合同✅ 可以查看本部门客户✅ 可以查看本部门销售数据❌ 不能删除合同❌ 不能查看其他部门数据❌ 不能修改系统设置给用户分配角色
Section titled “给用户分配角色”方式一：添加用户时分配
- 在添加用户时，选择角色
- 用户立即拥有角色权限
方式二：批量分配角色
- 选中多个用户
- 点击”批量分配角色”
- 选择角色
- 保存
方式三：调整用户角色
- 进入用户详情
- 点击”编辑”
- 修改角色
- 保存
一个用户可以有多个角色：
- 例如：既是”部门经理”，又是”财务人员”
- 权限会叠加
第四步：用户日常管理
Section titled “第四步：用户日常管理”员工离职了？停用账号！
-
找到该用户
在用户列表中搜索
-
点击”停用”
用户状态变为”已停用”
-
系统自动处理
- 用户无法登录
- 正在进行的审批自动转给上级
- 负责的合同自动转给部门经理
- 数据保留，可查询历史
员工忘记密码？管理员可以重置！
-
找到该用户
-
点击”重置密码”
-
选择重置方式
- 系统生成：自动生成新密码，发短信通知
- 手动设置：设置临时密码（如 123456）
-
通知用户
告知新密码，让用户登录后修改
员工换部门了？调整一下！
- 进入用户详情
- 点击”编辑”
- 修改”所属部门”
- 保存
系统自动：
- 数据权限跟着部门走
- 审批流程自动更新
- 报表统计自动调整
查看在线用户
Section titled “查看在线用户”想知道谁在用系统？
- 进入”系统设置” → “在线用户”
- 看到实时在线的用户：
- 用户姓名
- 登录时间
- 登录 IP
- 最后操作时间
用途：
- 了解系统使用情况
- 发现异常登录
- 决定是否可以维护系统
技巧一：设置用户默认权限
Section titled “技巧一：设置用户默认权限”新用户自动获得基础权限：
- 进入”系统设置” → “权限设置”
- 设置”默认权限”
- 新用户创建后自动拥有这些权限
建议默认权限：
- ✅ 查看自己创建的合同
- ✅ 查看自己负责的客户
- ✅ 修改个人信息
- ❌ 删除数据
- ❌ 导出数据
技巧二：用户分组管理
Section titled “技巧二：用户分组管理”把相似用户分到一组：
创建用户组：
- 点击”新建用户组”
- 填写组名，如”销售团队”
- 添加组成员
- 给用户组分配权限
好处：
- 批量管理权限
- 批量发送通知
- 方便数据筛选
技巧三：审批委托设置
Section titled “技巧三：审批委托设置”员工出差期间，审批不能停：
- 进入个人设置
- 点击”审批委托”
- 设置：
- 委托人（代替审批的人）
- 委托时间（从什么时候到什么时候）
- 委托类型（全部审批 / 仅某类审批）
- 保存
委托期间：
- 待办自动转给委托人
- 委托人审批有效
- 系统记录”由 XX 代为审批”
技巧四：用户登录日志
Section titled “技巧四：用户登录日志”追溯谁什么时候登录过：
- 进入”系统设置” → “登录日志”
- 查看所有登录记录：
- 用户名
- 登录时间
- 登录 IP
- 登录设备
- 是否成功
用途：
- 安全审计
- 发现异常登录
- 统计系统使用情况
技巧五：导出用户列表
Section titled “技巧五：导出用户列表”需要用户通讯录？
- 点击”导出用户”
- 选择导出字段：
- 姓名、手机、邮箱
- 部门、岗位
- 工号、入职日期
- 导出为 Excel
- 可以打印或分享
用户可以删除吗？
Section titled “用户可以删除吗？”不建议删除，原因：
- 删除后，用户创建的数据会失去关联
- 审批记录会找不到审批人
- 统计数据会不准确
建议做法：
- 停用用户（不能登录，但数据保留）
- 标记为”已离职”
特殊情况：
- 如果是测试用户，确实不需要，可以删除
- 删除前确认该用户没有重要数据
一个用户可以属于多个部门吗？
Section titled “一个用户可以属于多个部门吗？”不可以，一个用户只能属于一个主部门。
但可以：
- 设置”兼职部门”（如果系统支持）
- 通过角色赋予跨部门权限
- 通过用户组实现跨部门协作
如何限制用户只能查看自己的数据？
Section titled “如何限制用户只能查看自己的数据？”设置数据权限：
- 创建角色，如”普通员工”
- 数据权限选择”仅本人”
- 给用户分配这个角色
效果：
- 用户只能看到”创建人=自己”的数据
- 看不到其他人的数据
- 即使是同部门也看不到
如何批量修改用户部门？
Section titled “如何批量修改用户部门？”方法一：Excel 导入
- 导出用户列表
- 修改 Excel 中的部门列
- 重新导入（更新模式）
方法二：批量编辑
- 勾选多个用户
- 点击”批量编辑”
- 选择”修改部门”
- 选择新部门
- 保存
员工忘记密码怎么办？
Section titled “员工忘记密码怎么办？”自助重置（推荐）：
- 登录页点击”忘记密码”
- 输入手机号
- 接收验证码
- 设置新密码
管理员重置：
- 管理员找到该用户
- 点击”重置密码”
- 系统发送新密码给用户
- 用户登录后修改密码
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