系统设置指南 - 让系统更贴合您的企业

合同助手合同管理系统设置指南,帮您配置企业信息、合同模板、审批流程、编号规则等,让系统更符合企业需求

系统用起来不顺手?想按企业习惯配置? 合同助手的系统设置让您轻松定制,贴合企业实际需求。

为什么需要系统设置?

企业需求各不相同:

默认配置的问题	合同管理系统的解决方案	您的收益
合同编号不符合习惯	自定义编号规则	符合企业规范
审批流程不匹配	灵活配置审批流程	流程更高效
缺少企业专属模板	自定义合同模板	快速创建合同
Logo 和品牌不统一	上传企业 Logo	专业形象
字段不够用	自定义字段	满足特殊需求

必须配置的5项设置

新系统启用前,这5项必须配置:

1. 企业信息

最重要的设置

企业全称
统一社会信用代码
联系方式和地址

会显示在合同上

2. 上传 Logo

企业形象

系统顶部显示
登录页显示
合同文件显示

更专业

3. 部门架构

组织基础

添加企业部门
设置部门层级
分配部门负责人

权限基础

4. 添加用户

团队协作

添加员工账号
分配部门和角色
设置权限

开始使用

5. 审批流程

业务流转

配置合同审批流程
设置审批人
设置审批规则

规范管理

第一步:企业信息配置

基本信息设置

进入企业信息设置

“系统设置” → “企业信息”
填写企业基本信息

必填项:
- ⭐ 企业全称: 营业执照上的全称
- ⭐ 统一社会信用代码: 18 位代码
- ⭐ 法定代表人: 法人姓名
- ⭐ 注册地址: 企业注册地址
- ⭐ 联系电话: 对外联系电话
可选项:
- 企业简称
- 企业邮箱
- 传真号码
- 邮政编码
保存

这些信息会显示在哪里?

合同抬头
合同甲方信息
系统关于页面
对外文档

品牌设置

让系统更有企业特色:

上传企业 Logo
- 点击”上传 Logo”
- 选择 Logo 图片文件
- 建议尺寸: 200×60 像素
- 格式: PNG(透明背景最佳)、JPG
设置主题颜色
- 选择企业主色调
- 系统界面会使用这个颜色
- 建议选择品牌色
自定义登录页
- 上传登录页背景图
- 建议尺寸: 1920×1080
- 展示企业形象
设置文档水印
- 开启水印功能
- 设置水印内容,如”企业机密”
- 预防文件泄露

第二步:合同配置

合同编号规则

让合同编号符合企业习惯:

进入编号规则设置

“系统设置” → “编号规则” → “合同编号”

选择编号格式

常用格式:

格式	示例	适合
前缀-年份-序号	HT-2024-001	简单清晰
前缀-年份月份-序号	HT-202401-001	按月区分
部门-年份-序号	SALES-2024-001	区分部门
类型-年份-序号	XS-2024-001	区分类型

配置变量
- 前缀: 自定义,如 HT、CG、FW
- 年份: 自动获取,如 2024
- 月份: 自动获取,如 01
- 序号: 自动递增,如 001
- 部门: 部门编码
- 类型: 合同类型
保存并测试

系统会显示样例: HT-2024-001

合同模板管理

创建企业专属合同模板:

进入模板管理

“系统设置” → “合同模板”
新建模板
- 点击”新建模板”
- 选择模板类型: 销售合同、采购合同等
- 填写模板名称
编辑模板内容
- 使用富文本编辑器编写
- 插入变量(如甲方名称、合同金额等)
- 使用企业标准条款
- 上传模板附件(如果有 Word 版)
保存模板

创建合同时可以选择这个模板

常用变量:

甲方名称 - 企业全称
乙方名称 - 客户/供应商名称
合同金额 - 合同金额数字
合同金额大写 - 合同金额中文大写
签订日期 - 合同签订日期
到期日期 - 合同到期日期

条款库管理

维护企业标准条款:

进入”系统设置” → “条款管理”
按分类添加条款:
- 付款条款
- 违约责任
- 保密条款
- 争议解决
- …
编辑合同时快速插入

第三步:审批流程配置

创建审批流程

配置符合企业的审批流程:

进入审批流程管理

“系统设置” → “审批流程”
新建审批流程
- 点击”新建流程”
- 填写流程名称,如”销售合同审批”
- 选择适用类型: 合同审批
添加审批节点

节点类型:
- 部门经理审批
- 财务审核
- 法务审核
- 总经理审批
每个节点设置:
- 节点名称
- 审批人(可选择角色或具体人)
- 审批规则: 单人审批/会签/或签
设置流程规则

条件分支:
- 如果金额 < 10 万,跳过总经理审批
- 如果金额 ≥ 10 万,必须总经理审批
自动跳过:
- 审批人是发起人,自动跳过
- 审批人空缺,自动跳过或转交
保存并启用

审批流程示例:

销售合同审批流程(金额 < 10 万):
发起人 → 部门经理 → 财务审核 → 完成

销售合同审批流程(金额 ≥ 10 万):
发起人 → 部门经理 → 财务审核 → 法务审核 → 总经理 → 完成

第四步:消息通知配置

配置通知方式

让重要消息不错过:

进入消息设置

“系统设置” → “消息通知”
选择通知方式

可以多选:
- ☑️ 站内消息(默认开启)
- ☑️ 钉钉推送(需先集成钉钉)
- ☑️ 邮件通知
- ☑️ 短信通知(需购买短信包)
配置通知场景

勾选需要通知的场景:
- ✅ 审批通知(有待审批时)
- ✅ 审批结果(审批通过/驳回)
- ✅ 到期提醒(合同/收款到期)
- ✅ 催办提醒(审批超时)
- ✅ 数据变更(合同被修改)
设置提醒时间
- 合同到期前 X 天提醒
- 收款到期前 X 天提醒
- 审批超过 X 小时催办
保存

第五步:自定义字段

添加企业特有字段

标准字段不够用?添加自定义字段!

进入自定义字段管理

“系统设置” → “自定义字段”
选择业务模块
- 合同管理
- 客户管理
- 项目管理
- …
添加字段
- 字段名称: 如”项目编号”
- 字段类型:
  - 文本框
  - 数字
  - 日期
  - 下拉选择
  - 多选
  - 附件
- 是否必填
- 默认值
保存

创建记录时会显示这个字段

示例:

合同管理添加自定义字段:

字段: 项目编号
类型: 文本框
必填: 是
说明: 关联项目的编号

字段: 质保期
类型: 数字
单位: 月
必填: 否
默认值: 12

实用技巧

技巧一:分阶段配置

不要一次配置所有,分阶段进行:

第一阶段(必须,启用当天):

✅ 企业信息
✅ 部门架构
✅ 添加用户
✅ 基础审批流程

第二阶段(1 周内): 5. ✅ 上传 Logo 6. ✅ 合同模板 7. ✅ 编号规则 8. ✅ 消息通知

第三阶段(逐步完善): 9. ✅ 自定义字段 10. ✅ 条款库 11. ✅ 高级审批规则 12. ✅ 报表配置

技巧二:参考其他企业

不知道怎么配?参考最佳实践:

系统提供”配置向导”:

选择企业行业
选择企业规模
系统推荐配置方案
一键应用配置

技巧三:定期备份配置

配置修改前先备份:

进入”系统设置” → “配置管理”
点击”导出配置”
保存配置文件
修改配置
如果有问题,可以恢复

技巧四:测试后再启用

新配置先测试:

在测试环境配置
用测试账号验证
确认无误
再到生产环境配置

技巧五:配置文档化

重要配置要写文档:

记录:

为什么这样配置
配置的规则是什么
修改历史
负责人

好处:

新管理员快速了解
避免误修改
方便审计

常见问题

配置错了能改吗?

可以随时修改,但注意:

✅ 企业信息: 随时可改
✅ Logo、主题: 随时可改
⚠️ 编号规则: 改了之后新数据用新规则
⚠️ 审批流程: 已发起的审批不受影响
⚠️ 字段设置: 改了可能影响已有数据

建议: 重要配置改之前先测试

能导入其他系统的配置吗?

可以,如果您之前用过其他合同管理系统:

联系客服
提供旧系统的配置截图或文档
客服协助配置
或提供导入工具

多个公司怎么配置?

如果管理多个公司:

方案一: 每个公司单独注册

各自独立的系统
配置互不影响
数据完全隔离

方案二: 集团版(需定制)

一个系统管理多个公司
可以切换公司
数据隔离但可汇总

配置好了员工不知道怎么办?

做好培训和告知:

编写操作手册
- 说明如何使用
- 配图演示
- 常见问题
组织培训
- 管理员培训(2 小时)
- 普通用户培训(1 小时)
- 现场答疑
发布通知
- 钉钉群发通知
- 邮件告知
- 站内公告

下一步学习

用户管理

添加团队成员,分配权限

查看用户管理 →

审批流程

深入了解审批流程配置

查看审批流程 →

权限系统

设置数据和功能权限

查看权限系统 →

遇到问题或有定制需求，专业顾问为您解答

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