合同管理
了解销售采购合同的管理
采购销售关联
合同管理系统的采销关联功能,精准核算销售成本和利润
很多企业在签订销售合同后,需要采购原材料或外包服务来完成交付。这时候就会遇到一个问题:不知道这个销售订单到底花了多少采购成本,最终赚了多少钱。传统的方式是用Excel手工记录对应关系,容易出错而且很难统计。合同管理系统的采销关联功能可以帮您精准管理销售订单的采购成本,实时掌握每个项目的利润情况。
采销关联的核心价值是把销售合同和对应的采购合同建立关联关系。比如您签了一个100万的销售合同,为了完成这个项目采购了60万的原材料和30万的外包服务,通过采销关联把这90万的采购成本和销售合同关联起来,系统就能自动计算出这个项目的毛利润是10万元。如果再加上报销成本5万元,实际利润就是5万元。所有的成本和利润数据都一目了然,不用再拿着计算器算半天。
建立采销关联
Section titled “建立采销关联”假设您有一个销售合同”某公司软件开发项目”金额100万元,为了完成这个项目需要采购服务器设备和外包部分开发工作。先在系统中创建对应的采购合同,比如”服务器采购合同”金额30万元和”软件外包服务合同”金额40万元。
建立关联时进入”采销关联”菜单,点击”批量关联”或”新建关联”。选择销售合同”某公司软件开发项目”,然后添加要关联的采购合同。对于”服务器采购合同”填写关联成本30万元,对于”软件外包服务合同”填写关联成本40万元。关联成本不一定要等于采购合同的全额,因为一个采购合同可能为多个销售项目服务,您只需要填写这个销售项目实际占用的成本金额就可以了。填写完成后保存,系统会自动更新销售合同的成本信息。
建立关联后在销售合同详情页面可以看到”关联采购成本”显示为70万元。如果后续又增加了新的采购,可以继续添加关联。如果某个采购关联填错了,可以在采销关联列表中修改或删除。所有的关联记录都有完整的操作日志,可以追溯是谁在什么时候建立的关联。
查看成本利润
Section titled “查看成本利润”销售成本利润报表是采销关联最核心的功能。进入”采销关联”菜单下的”销售成本利润”页面,可以看到所有销售合同的成本和利润情况。
报表会显示每个销售合同的关键信息:合同金额、关联采购成本、报销成本、毛利润、实际利润、利润率等。毛利润的计算公式是合同金额减去关联采购成本再减去报销成本。比如100万的销售合同,关联采购成本70万,报销成本5万(差旅费、招待费等),毛利润就是25万元。实际利润考虑了实际收款情况,计算公式是实际收款减去关联采购成本再减去报销成本。如果客户只付了80万,那实际利润就是5万元。
报表支持按时间筛选、按客户筛选、按项目筛选。比如想看今年第一季度的销售利润情况,选择时间范围就能看到汇总数据。报表底部会显示汇总统计,包括总销售额、总采购成本、总毛利润、总实际利润、平均利润率等。这些数据可以导出为Excel,方便做进一步的分析或向领导汇报。
通过这个报表可以清楚地看到哪些项目赚钱哪些项目亏损。如果发现某个项目的利润率特别低,就要分析是采购成本太高还是报价太低,为下次报价提供参考。如果某个客户的多个项目利润率都很高,说明是优质客户值得重点维护。
采购关联分析
Section titled “采购关联分析”采购合同也需要分析对外关联情况,特别是对于可以服务多个项目的采购合同。进入”采销关联”菜单下的”采购关联分析”页面,可以看到所有采购合同的关联情况。
报表会显示每个采购合同的金额、已关联金额、关联比例、可用余额等。比如一个50万的原材料采购合同,已经关联给3个销售项目分别占用了20万、15万、10万,总共关联了45万,关联比例是90%,还有5万的可用余额可以关联给其他项目。
这个报表特别适合那些批量采购原材料然后分配给多个项目的场景。通过关联比例可以看出哪些采购合同的利用率高,哪些还有余额可以使用。如果发现某个采购合同的关联比例超过100%,说明关联成本填写有误,需要检查调整。
实际应用场景
Section titled “实际应用场景”场景一:工程项目成本核算。建筑工程公司签订了一个总包合同1000万元,需要分包出去土建、水电、装修等多个项目。通过采销关联可以把每个分包合同的成本关联到总包合同上,实时掌握项目的总成本和利润。如果发现成本快要超支了,可以及时调整后续的采购计划。
场景二:贸易公司利润分析。贸易公司从供应商采购商品后销售给客户,每笔销售订单对应一笔或多笔采购订单。通过采销关联可以精准计算每笔销售的采购成本,再加上运费、仓储费等报销成本,就能算出每笔订单的净利润。月底导出销售成本利润报表,可以清楚地看到哪些商品利润高哪些商品亏损,为下个月的采购和定价提供数据支持。
场景三:软件项目外包管理。软件公司接到一个开发项目200万元,自己团队只能完成60%的工作,需要外包40%给其他公司。通过采销关联把80万的外包成本关联到销售合同上,系统自动计算出这个项目除了外包成本还有人力成本(报销成本),最终利润是多少。如果发现利润率低于预期,下次报价时就要考虑提高报价或减少外包比例。
关联成本填写要准确。关联成本是成本核算的基础数据,填写时要根据实际情况填写这个销售项目占用的采购成本,不是简单地把整个采购合同金额填上去。比如采购了100台设备总价50万元,但这个销售项目只用了20台,关联成本应该填10万元而不是50万元。
及时更新关联信息。项目执行过程中可能会增加新的采购或取消某些采购,要及时在系统中更新采销关联关系。这样成本利润数据才能保持准确,随时可以看到最新的项目盈亏情况。
配合报销管理使用。销售项目的成本除了采购成本,还有差旅费、招待费、材料费等报销成本。这些报销单要关联到对应的销售合同上,系统才能完整地计算出项目的总成本和实际利润。
定期分析利润报表。建议每月导出销售成本利润报表分析一次,看看哪些项目利润好哪些项目亏损,哪些客户优质哪些客户风险高。这些数据对企业的经营决策非常有价值,不要只是记录了不去分析。
权限控制很重要。成本利润数据是企业的核心机密,要设置好权限控制。一般只有财务人员、项目经理、部门负责人和高层领导才能查看利润报表,普通销售人员只能看到自己负责的合同基本信息看不到利润数据。
掌握了采销关联功能后,您可以继续学习:
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