合同管理
合同和财务紧密关联
财务管理指南
合同管理系统的财务管理功能,实时掌握企业资金状况
传统财务管理经常遇到这些问题:不知道该收多少钱容易少收,忘记催款形成坏账,手工对账容易出错,报销流程慢,不知道企业资金状况。使用财务管理系统后,自动计算应收账款避免少收钱,到期自动提醒催款降低坏账,系统自动对账准确率100%,线上审批速度提升,实时报表让决策更准确。
合同管理系统的财务功能涵盖收款管理(应收账款、收款记录、催款提醒,不漏收每一笔钱)、付款管理(应付账款、付款申请、付款审批,付款有据可查)、发票管理(开票申请、发票登记、发票统计,发票井然有序)、报销管理(报销申请、审批流程、费用统计,报销快速透明)、保证金管理(保证金收取退还余额查询,保证金不丢失)、财务报表(应收应付、收支统计、资金分析,财务状况一目了然)。
收款的完整流程是:签订合同后设置收款计划,到期提醒,客户打款,登记收款上传回单,系统自动对账更新余额,开具发票邮寄发票,完成收款。
设置收款计划很重要。到期自动提醒不会忘记催款,清楚知道还有多少款没收,统计应收账款更准确,领导随时能看到资金情况。设置时进入合同详情点击”收款管理”标签,点击”添加收款计划”,填写收款信息包括期数(第几期款如”首付款”、“第二期”、“尾款”)、金额(这期应收多少钱)、收款条件(什么条件下收这笔款,例如”签约后3天内”、“发货后7天内”、“验收合格后15天内”)、计划收款日期(预计什么时候收到款)、备注(其他说明),保存后系统会在到期前3天提醒。
一个典型的收款计划包括:首付款3万元(30%)签约后3天内计划1月5日收款,进度款5万元(50%)发货后7天内计划3月10日收款,尾款2万元(20%)验收合格后计划6月15日收款,合计10万元100%。
登记收款在客户打款后一定要记录。查看银行到账通知确认客户打款了,进入合同详情的”收款管理”标签下,点击”登记收款”,填写收款信息包括实际收款日期(客户什么时候打的款)、实际收款金额(实际收到多少钱可能和计划不一致)、收款账户(钱打到哪个账户:基本户/一般户/支付宝/微信)、付款方(客户全称用于对账)、收款说明(备注信息)。上传银行回单很重要,点击”上传附件”上传银行回单截图或扫描件,好处是有据可查方便核账。保存后系统自动更新收款状态为”已收款”,计算已收款金额和未收款金额,更新收款进度百分比,如果全部收齐标记为”收款完成”。
收款进度示例:合同金额10万元,已收款8万元(80%),未收款2万元(20%)。收款明细显示首付款3万已收(1月4日)、进度款5万已收(3月8日)、尾款2万待收(计划6月15日)。
如果部分收款怎么办?例如计划收5万客户只打了3万,登记收款时填写实际金额3万,系统会显示”部分收款”,可以多次登记直到收齐。
收款提醒系统会自动提醒催款。到期前3天发送站内消息”XX合同XX期款即将到期”,到期当天通过站内加钉钉提醒”XX合同XX期款今日到期”,逾期第1天通过站内加钉钉加邮件提醒”XX合同XX期款已逾期1天”,逾期后每3天提醒”XX合同XX期款已逾期X天”。也可以手动催款,点击收款计划,点击”发送催款提醒”,系统向负责人发送催款通知。
想知道还有多少钱没收,进入”财务管理→应收账款”。按状态查看:待收款(还没到期等着收)、逾期未收(已经逾期需要催)、已收款(已经收到的)。按客户查看:选择客户看这个客户欠多少钱,点击客户名称看详细的收款记录。按时间查看:本月应收、本季度应收、今年应收。
付款的完整流程是:采购合同签订后设置付款计划,到期申请付款,提交付款审批,财务审核,领导批准,财务打款,登记付款上传回单,供应商开票,登记发票,完成付款。
创建付款申请适用于需要给供应商付款的情况。在”财务管理→付款管理”中点击”新建付款申请”,填写付款信息包括关联合同(选择采购合同)、付款事由(付什么款:合同首付款/合同进度款/合同尾款/报销款)、收款方(供应商名称)、付款金额(要付多少钱)、付款账户(从哪个账户付款)、收款账户信息(供应商的收款账户包括开户行账号户名)、付款说明(备注信息)。上传附件包括合同扫描件、发票(如果有)、其他凭证。提交审批后系统自动流转审批流程。
审批流程是:申请人提交,部门经理审批,财务部门审核(核对账户金额),总经理批准(大额付款),财务打款。
登记付款在财务打款后。找到已审批通过的付款申请,点击”登记付款”,填写实际付款日期、实际付款金额、付款账户,上传银行回单,保存。系统自动更新付款状态变为”已付款”,更新应付账款余额,通知申请人付款完成。
想知道还要付多少钱,进入”财务管理→应付账款”。按状态查看:待付款(还没付的)、待审批(正在审批的付款申请)、已付款(已经付过的)。按供应商查看可以看欠某供应商多少钱,避免重复付款。
开票申请适用于客户要求开发票的情况。在合同详情的”发票管理”标签下点击”新建开票申请”,填写开票信息。发票类型包括增值税专用发票(可以抵扣)、增值税普通发票(不能抵扣)、电子发票。开票内容包括开票金额(开多少钱的票)、发票内容(开什么名目:软件服务费/技术服务费/咨询服务费/货款)、税率(13%/6%/3%)。客户开票信息从客户资料自动带出,包括公司全称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号。邮寄信息包括收件人、收件电话、收件地址。提交审批(如需要),有些企业开票需要审批。审批通过后财务部门开具发票。
登记发票在发票开好后。在发票管理中找到已审批的申请,点击”登记发票”,填写发票信息包括发票代码(发票上的代码)、发票号码(发票上的号码)、开票日期(什么时候开的)、发票金额(实际开票金额)、税额(税金)、备注(如发票类型是否已邮寄等)。上传发票扫描件(上传发票照片或扫描件方便日后查询),保存。系统自动更新开票状态为”已开票”,统计已开票金额,关联到合同和收款记录。
收票登记适用于收到供应商开的发票的情况。进入采购合同详情,点击”发票管理”标签,点击”登记进项发票”,填写发票信息,上传发票扫描件,保存。好处是发票不会丢,方便财务做账,可以统计进项税。
查看发票开具情况进入”财务管理→发票统计”。开票统计包括本月开票金额、本月开票数量、各税率开票金额、各客户开票情况。收票统计包括本月收到发票金额、进项税额统计、可抵扣税额。
报销申请适用于员工有费用需要报销的情况。在”财务管理→报销管理”中点击”新建报销”,选择报销类型(差旅费报销/交通费报销/招待费报销/办公费报销/其他费用报销)。填写报销明细时点击”添加明细”逐条填写:费用日期(什么时候发生的)、费用项目(具体花在哪里如住宿费交通费餐费等)、金额(花了多少钱)、说明(费用说明)。上传发票和凭证包括发票照片、其他凭证(如出差审批单)。填写报销总金额时系统自动汇总各明细金额,然后提交审批。
报销明细示例:1月15日高铁票550元(北京-上海往返)、1月15日住宿费380元(上海某酒店2晚)、1月16日餐费180元(客户招待)、1月16日打车费90元(市内交通),合计1200元。
报销审批流程是:申请人提交,部门经理审批(检查费用合理性),财务审核(检查发票真实性),总经理批准(大额报销),财务打款。如果您是审批人,收到报销审批通知后查看报销明细和发票,检查发票是否真实、金额是否合理、是否符合公司规定,然后同意或驳回。
审批通过后财务打款到员工工资卡、员工个人账户或冲抵借款,员工会收到到账通知。
费用统计可以查看公司费用支出情况。按类型统计差旅费占比、招待费占比、办公费占比。按部门统计各部门费用对比、费用预算执行情况。按时间统计本月费用、本季度费用、同比环比分析。
常见的保证金类型包括投标保证金、履约保证金、质保金、押金。
登记保证金收取在收到保证金后。在”财务管理→保证金管理”中点击”新建保证金”,填写保证金信息包括保证金类型(投标/履约/质保/押金)、关联项目合同(这笔保证金是哪个项目的)、缴纳方(谁交的保证金)、保证金金额(多少钱)、收取日期(什么时候收的)、退还条件(什么条件下退还)、计划退还日期(预计什么时候退)。上传凭证包括银行回单,保存。
登记保证金退还在到了退还时间办理退还时。在保证金列表中找到该笔保证金,点击”退还保证金”,填写退还信息包括实际退还日期、实际退还金额(可能扣除了违约金)、退还账户、退还说明。上传退还凭证,保存。系统自动更新保证金状态为”已退还”,更新保证金余额,通知相关人员。
查看所有保证金情况可以看到保证金台账。比如XX公司投标保证金5万元1月10日收取计划2月10日退还已退还,YY公司履约保证金10万元1月15日收取计划12月31日退还未退还,ZZ公司质保金3万元2月1日收取计划2025年2月1日退还未退还,合计18万元。余额统计显示保证金总收取18万元,已退还5万元,未退还13万元。
应收应付总览可以一张图看清资金状况。应收账款:总应收200万元,已收款150万元(75%),未收款50万元(25%)其中逾期10万元。应付账款:总应付80万元,已付款50万元(62.5%),未付款30万元(37.5%)其中逾期5万元。资金缺口:应收减应付等于120万元(正数说明有盈余)。
收支月报查看每月收支情况。比如2024年1月收入50万元支出30万元净收入20万元利润率40%,2月收入60万元支出35万元净收入25万元利润率41.7%,3月收入80万元支出45万元净收入35万元利润率43.8%。还有趋势图显示收入趋势、支出趋势、利润趋势。
客户贡献分析可以了解哪些客户贡献最大。比如XX大客户合同金额100万元已回款90万元回款率90%利润额40万元利润率44%,YY中客户合同金额50万元已回款40万元回款率80%利润额18万元利润率45%,ZZ小客户合同金额20万元已回款20万元回款率100%利润额8万元利润率40%。这样可以识别VIP客户(金额大回款好)、优质客户(利润高合作顺畅)、风险客户(回款差经常拖欠)。
设置收款提醒避免遗忘。在”系统设置→财务设置”中设置收款到期前X天提醒、收款逾期后每X天提醒、提醒方式(站内加钉钉加邮件)。
批量收款登记适用于收到多笔回款的情况。导出收款计划(Excel),在Excel中填写实际收款信息,导入系统,批量生成收款记录。
对账单导出适用于月底和客户对账的情况。进入客户详情,点击”财务对账”,选择时间范围,导出对账单(PDF或Excel),发给客户确认。对账单包含合同明细、收款记录、发票记录、应收余额。
资金流水查询可以查看企业资金流水。进入”财务管理→资金流水”,选择账户,选择时间范围,看到所有收支记录。流水包含收款记录、付款记录、报销记录、保证金收退。
财务导出适用于财务需要做账的情况。可以导出收款记录(Excel)、付款记录(Excel)、发票清单(Excel)、报销清单(Excel)、财务报表(PDF)。导出后可以导入财务软件、可以做账、可以报税。
收款金额和合同金额不一致怎么办? 常见情况是客户多付了(如凑整)或客户少付了(如扣除了违约金)。处理方法是登记实际收款金额,在”收款说明”中注明原因,如果少付剩余金额继续催收,如果多付退还或抵下次款。
发票开错了怎么办? 如果还没登记就作废发票重新开。如果已经登记就开具红字发票(冲销),重新开具正确发票,在系统中记录冲销和重开。
报销审批被驳回了怎么办? 查看驳回原因,进入报销详情查看审批意见。根据原因修改:如果是发票问题补充发票,如果是金额问题调整金额,如果是说明不够补充说明。修改后重新提交审批。
如何查看某个项目的所有财务数据? 进入项目或合同详情,各财务标签下都有数据:“收款管理”标签看收款情况,“付款管理”标签看付款情况,“发票管理”标签看发票情况。或在”财务报表”中筛选该项目。
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