权限系统
了解如何设置档案权限
档案管理指南
合同管理系统的档案管理功能,帮助企业管理证照、项目资料和重要文件
传统档案管理经常遇到这些问题:重要文件散落各处找不到,不知道档案被谁借走了,档案借出不归还,重要档案谁都能拿,不知道档案存放位置。使用档案管理系统后,档案统一存储分类清晰,借阅记录清楚可查,到期自动提醒归还,权限控制规范借阅,档案盒定位快速找到,让企业资料井然有序。
档案管理的完整流程是:先建立档案分类,然后录入档案信息并扫描电子版,将实体档案装盒标注档案盒编号放入档案柜。需要查看时在系统中搜索,可以直接看电子版或借出实体档案。借阅时提交申请,审批同意后取档案使用,用完归还。系统会记录所有操作更新状态完成借阅。
建立档案分类
Section titled “建立档案分类”档案分类有三种主要方式。公司档案是企业级重要文档,包括营业执照税务登记证、行业资质证书、ISO认证专利证书、公司章程规章制度、印章合同专用章等,特点是长期保存需要严格权限。项目档案是项目相关资料,包括项目合同文件、设计图纸施工图、验收报告结算资料、项目照片视频、项目总结文档等,特点是按项目归档便于查找。档案盒管理用于物理档案定位,记录档案盒编号、存放位置、档案目录、档案数量,特点是快速定位实体档案。
建立档案目录时,首先要根据企业实际情况规划分类结构。比如可以设计成:企业档案下分证照类(营业执照、资质证书、许可证件)、制度类(公司章程、财务制度、人事制度)、合同类(销售合同、采购合同、劳动合同)。然后在系统中进入”档案管理→档案分类”,点击”新建分类”,填写分类名称,选择上级分类(如果是子分类),保存。创建后点击”权限设置”,选择可以查看和可以借阅的部门人员,保存。
分类命名要清楚明了,比如”证照类、资质类、合同类”这样任何人一眼看懂,不要用”A类、B类、重要档案”这样不够具体的名称。
创建档案记录时在档案列表页面点击”新建档案”,选择这份档案属于哪个分类。然后填写基本信息,必填项包括档案名称(如”2024年营业执照”)、档案编号(可自定义或自动生成),还可以填写关键字方便搜索、档案密级(公开/内部/机密/绝密)。详细信息包括形成日期(档案什么时候形成的)、保管期限(永久/30年/10年/5年)、责任人(谁负责这份档案)、备注说明。
上传电子版很重要,点击”上传文件”支持PDF、Word、图片、扫描件,可以上传多个文件。好处是不用每次都翻实体档案,在系统中就能查看。如果是合同档案可以关联合同,如果是项目档案可以关联项目,这样从合同或项目可以直接查看档案。
如果有实体档案需要记录定位信息,包括档案盒编号(如”A-001”)、存放位置(如”1号柜第3层”)、页数份数(实体档案的数量)、备注(如”红色档案盒”),这样可以快速找到实体档案。最后保存即可。
批量录入档案适用于有大量档案需要录入的情况。点击”批量导入→下载模板”,按模板格式填写Excel表格,包括档案名称编号分类、形成日期保管期限、档案盒编号存放位置,每行一份档案。填写完成后上传文件,系统自动验证数据显示验证结果,确认导入后系统批量创建档案记录。100份档案30分钟就能搞定,效率很高。
需要查看档案时先在档案列表中搜索需要的档案。点击档案名称可以在线预览电子版,如果电子版就能解决就不用借实体档案了。如果必须看实体档案就点击”借阅申请”,填写借阅信息包括借阅原因(为什么要借)、借阅期限(借多长时间默认7天)、归还日期(计划什么时候还),提交申请。然后等待档案管理员审批,重要档案可能需要部门经理审批。审批通过后收到通知,带上审批单到档案室取档案,档案管理员扫码出库。
用完档案要及时归还。将档案送回档案室,档案管理员检查档案是否完整有没有损坏,确认无误后扫码入库,系统自动更新状态完成借阅。借阅记录会保存可随时查询。
如果忘记归还系统会提醒。到期前3天系统发送站内消息”您借阅的XX档案即将到期”,到期当天通过站内加钉钉提醒”您借阅的XX档案今日到期”,逾期第1天通过站内加钉钉加邮件提醒”您借阅的XX档案已逾期”,逾期后每天都会提醒”您借阅的XX档案已逾期X天”。如果长期不还,档案管理员可以发起催还,可以限制该用户继续借阅,严重的可以上报领导处理。
想知道某份档案的借阅历史,进入档案详情页点击”借阅记录”标签,可以看到所有借阅记录包括谁借的、什么时候借的、什么时候还的、借阅理由。这样可以追溯档案去向、统计借阅频率、评估档案重要性。
档案盒是实体档案的容器,帮助快速定位档案存放位置。档案盒的作用是将相关档案装在一起,标注档案盒编号,记录存放位置,快速找到实体档案。
创建档案盒时在”档案管理→档案盒管理”中点击”新建档案盒”,填写档案盒编号(如”A-001”、“B-012”)、档案盒名称(如”2024年合同档案”)、存放位置(如”1号柜第2层第3格”)、档案盒类型(标准盒/大盒/特殊盒)、备注(如”红色档案盒,共50份档案”)。然后选择要放入这个档案盒的档案,系统自动统计档案数量,可以打印档案盒封面和目录,最后保存。
打印档案盒标签方便识别档案盒。点击档案盒详情,点击”打印标签”,选择标签模板,打印并贴在档案盒上。标签包含档案盒编号、档案盒名称、存放位置、档案数量、档案目录(可选)。
查看档案盒使用情况可以了解哪些档案盒快满了、哪些档案盒还有空间、是否需要新增档案盒。比如A-001盒”2024年合同”存放在1柜2层3格,有48份档案满盒率96%快满了,A-002盒”证照资质”存放在1柜1层1格,有15份档案满盒率30%还有空间,B-001盒”项目图纸”存放在2柜3层5格,有50份档案满盒率100%已经满了。
快速查找档案可以按关键词搜索,在搜索框输入档案名称编号关键字立即显示匹配结果。也可以按条件筛选:按档案分类找所有证照类档案,按档案密级找所有机密档案,按保管期限找永久保存的档案,按形成时间找2024年的档案,按档案盒找A-001盒里的档案,按借阅状态找被借出的档案。
档案快速扫描可以提升效率。准备好需要扫描的档案按顺序排列,使用扫描仪批量扫描保存为PDF格式按档案命名文件,然后在档案详情页上传文件或使用批量上传工具。100份档案2小时就能扫描完成。
设置档案权限可以控制谁能看什么档案。进入档案分类设置点击”权限管理”,设置可查看(谁能看到这类档案)、可借阅(谁能借阅这类档案)、可管理(谁能编辑这类档案)。比如财务档案只有财务部能看,人事档案只有人事部能看,合同档案销售部和法务部能看。
档案到期提醒适用于档案保管期限到了的情况。在档案信息中设置保管期限,系统自动计算到期日期,到期前30天提醒。档案管理员可以决定延长保管期限、销毁档案(需审批)或移交归档。
档案利用率统计可以了解哪些档案最常用。进入”档案统计”页面查看借阅次数排行,比如营业执照借阅28次平均借阅2天,资质证书借阅15次平均借阅3天,某项目合同借阅12次平均借阅7天。这样可以了解哪些档案是高频档案、是否需要多准备副本、是否需要调整权限。
档案可以删除吗? 分情况。电子档案记录可以删除,进入回收站30天内可恢复。有借阅记录的档案不能直接删除,只能标记为”已销毁”。建议不要轻易删除档案记录,档案保管期限到了走正式销毁流程,错误档案可以标记为”作废”。
档案被借出了但找不到是谁借的? 进入档案详情查看”当前状态”,会显示”借出中”、借阅人姓名、借阅时间。点击”借阅记录”查看完整历史。
实体档案丢失了怎么办? 首先确认丢失,在档案室仔细查找,确认是否被借出,确认档案盒位置。然后追溯去向,查看借阅记录,联系最后借阅人,询问是否已归还。如果确认丢失向领导报告情况,填写档案丢失报告。补救措施包括如果有电子版打印备份,联系原单位补办,更新档案状态为”丢失”。
如何给档案编号? 有三种常用方法。方法一是分类加年份加流水号,格式ZZ-2024-001(ZZ表示证照类,2024是年份,001是流水号)。方法二是档案盒加顺序号,格式A-001-01(A-001是档案盒编号,01是盒内第几份档案)。方法三是业务加年份加流水号,格式HT-2024-001(HT表示合同类,2024是年份,001是流水号)。选择一种规则后全公司统一使用,便于管理和查找。
如何防止档案泄密? 安全措施包括:设置档案密级(公开、内部、机密、绝密,不同密级不同权限);严格权限控制(机密档案只有特定人员能看,借阅需要多级审批);电子档案水印(下载的文件带水印,标注下载人和时间,避免随意传播);借阅留痕(所有借阅都有记录,可追溯到个人,定期检查借阅情况);定期审计(检查权限设置是否合理,检查是否有异常借阅,及时发现安全隐患)。
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