深入学习合同管理
了解合同变更、关联合同等高级功能
快速上手指南
合同助手合同管理系统快速上手指南，教您如何创建第一份合同、发起审批、跟踪执行，零基础也能轻松掌握
欢迎使用合同助手！跟着这份指南，您很快就能掌握系统的基本操作。我们会从一个真实的业务场景出发，带您完成从创建合同到执行跟踪的完整流程。
在开始之前，请确保您已经登录到系统，并且完善了企业的基本信息。如果还没有账号，可以先查看部署指南了解如何安装系统。
创建第一份合同
Section titled “创建第一份合同”假设您需要和一家客户公司签订一份销售合同。登录系统后，在左侧菜单中点击”合同管理”，然后点击右上角的”新建合同”按钮。
在创建页面，首先填写合同的基本信息。合同名称要清楚明确，比如”与 XX 公司软件销售合同”。选择合同类型为”销售合同”，然后选择或新建客户。如果是第一次和这家公司合作，点击客户名称旁边的”+“号就能快速添加新客户，填写公司全称、联系人、电话和地址就可以了。
接着填写合同金额，比如 100,000 元，然后选择签订日期和到期日期。系统还会让您选择我方签约人和合同责任人。签约人默认是您自己，责任人是指负责跟进这份合同执行的人员，可以是您也可以是其他同事。合同编号可以让系统自动生成，也可以按照公司的编号规则自己填写。
关于合同文件，您有两种方式处理。如果已经有准备好的 Word 或 PDF 合同文件，直接点击”上传附件”选择文件就行，系统支持各种常见格式。如果还没有现成的文件，可以选择使用系统提供的合同模板，在线编辑内容，系统会自动填充企业信息和客户信息，很方便。
建议您在创建合同时就设置好收款计划，虽然这一步是可选的，但设置了之后系统会在该收款的时候自动提醒您。点击”添加收款计划”，比如首付款 30% 约 30,000 元在签约后 3 天内支付，进度款 60% 约 60,000 元在发货后支付，尾款 10% 约 10,000 元在验收合格后支付。这样设置清楚了，后续执行时就不会遗漏。
填写完成后，您可以选择”保存草稿”暂时保存，稍后继续编辑。也可以直接点击”提交审批”发起审批流程。恭喜，您的第一份合同就创建好了！
合同提交审批后，会根据预设的审批流程自动流转。典型的销售合同审批流程是这样的：销售经理创建合同提交后，先由部门经理审批，然后是财务部门审核，最后由总经理审批。每个环节的审批人都会收到通知。系统还支持智能审批规则，比如金额小于 10 万的合同部门经理审批即可，金额在 10-50 万之间需要部门经理、财务、总经理三级审批，金额超过 50 万还需要增加法务审核环节。
当您作为审批人收到审批通知时，可以通过系统内消息、钉钉推送或邮件看到。点击通知进入合同详情页，可以查看合同的所有信息，下载查看附件文件，还能看到当前的审批流程和进度。
审批时您有几个选择。如果合同没有问题，点击”同意”按钮，可以选择填写审批意见（比如”合同条款无误，同意签订”）或者直接提交。如果发现问题需要修改，点击”驳回”按钮，这时必须填写驳回原因说明具体问题（比如”合同金额填写有误，请核实后修改”），这样发起人才知道如何修改。如果您觉得需要其他人一起审阅，可以使用”加签”功能，选择需要加签的人并说明原因。
如果您出差在外不方便用电脑，可以通过钉钉在手机上审批。钉钉 App 会推送审批通知，点开就能查看合同详情，直接在手机上点击同意或驳回。如果因为出差或休假期间无法审批，可以提前在系统中设置”审批委托”，让同事代为审批，这样业务就不会因为等待而延误。
合同执行跟踪
Section titled “合同执行跟踪”合同审批通过并签订后，就进入了执行阶段。这时候需要跟踪收款、发货、开票等情况。
记录收款是最重要的环节。当客户打款到账后，进入这份合同的详情页，点击”收款管理”标签，就能看到之前设置的收款计划。点击”登记收款”，填写实际收款日期、收款金额、收款账户，如果有银行回单也可以上传作为凭证。系统会自动计算已收款金额、未收款金额和收款进度百分比。如果某笔款项逾期未收，系统会自动标记并提醒您催款。
如果合同涉及发货，点击”发货管理”标签可以创建发货单。记录发货日期、发货数量、物流公司和单号、收货地址等信息，保存后就能实时跟踪物流状态了。
开票管理也很简单。点击”发票管理”标签，然后点击”开票申请”，填写开票类型（增值税专用发票还是普通发票）、开票金额和开票内容。如果公司规定开票需要审批，提交后走审批流程。开票完成后把发票扫描件上传到系统，方便日后查询和对账。
日常使用技巧
Section titled “日常使用技巧”查找合同有多种方式。最简单的是使用搜索框，输入合同编号、客户名称或任何关键字，系统会立即显示匹配的合同。如果想按条件筛选，点击”筛选”按钮，可以按合同类型（销售或采购）、状态（草稿、执行中、已完成等）、时间范围或责任人来筛选。对于更复杂的查询，使用”高级搜索”功能可以组合多个条件，比如查找某个金额范围内、某个客户等级的合同。
复制合同功能特别实用。如果要和同一个客户签新合同，内容又差不多，找到之前那份合同，点击”操作”菜单中的”复制”，系统会自动复制所有信息。您只需要修改合同编号、金额、日期等变动的部分，然后保存或提交审批就行了。这样创建一份新合同从原来的 30 分钟缩短到 3 分钟。
批量导入适合有大量历史合同需要录入的情况。在合同列表页点击”导入”然后”下载模板”，会得到一个 Excel 文件。按照模板格式填写合同信息，每行一份合同，合同名称、客户名称、金额、日期是必填的，其他如合同编号、责任人、备注等可选填。填写完成后点击”上传文件”，系统会自动验证数据，显示验证结果。确认无误后点击”确认导入”，系统就会批量创建合同。这样导入 100 份合同，半小时就能搞定。
合同在系统中会经历不同的状态。刚创建的合同是”草稿”状态，这时可以随意编辑、删除或提交审批。提交后变成”审批中”，可以查看进度、催办审批人，必要时也可以撤回。如果被审批人驳回，状态变为”已驳回”，修改后可以重新提交。审批全部通过后变成”待签订”，这时可以签订合同并上传签字版文件。签订后变成”执行中”，可以记录收款、发货、开票等信息。合同履行完毕后变成”已完成”，可以归档或查看历史记录。如果合同超过有效期变成”已到期”，可以续签或归档。还有一种”已作废”状态，表示合同终止，这时只能查看不能修改。
如果您的企业使用钉钉，系统集成了钉钉登录和审批功能。打开合同助手登录页，点击”钉钉登录”，用钉钉 App 扫码就能自动登录，不需要输入密码。
钉钉审批功能更方便。当有合同需要您审批时，钉钉 App 会收到推送通知，点击通知就能查看合同详情，直接在钉钉上点”同意”或”驳回”，系统会自动同步审批结果。这样即使出差在外，也能随时处理审批，不会耽误业务。
合同创建后能修改吗？
这要看合同的状态。草稿状态可以随意修改。审批中的合同需要先撤回，修改后重新提交。已经签订的合同不能直接修改，如果确实需要变更内容，要走”合同变更”流程，相当于对原合同的补充协议。
审批被驳回了怎么办？
在合同列表找到被驳回的合同，状态会显示”已驳回”。点击进入详情页，先查看驳回原因了解问题所在，然后点击”编辑”修改合同，改好后重新”提交审批”就可以了。
怎么知道合同该收款了？
系统会自动提醒。到期前 3 天会发送站内消息提醒，到期当天会通过站内消息加邮件提醒，逾期后每天都会提醒直到收款。您也可以主动查看”待办事项”里的收款提醒，或者打开合同详情的”收款计划”标签查看。
合同文件丢了怎么办？
不用担心，所有上传到系统的合同文件都有多重备份，存储在服务器上。即使您电脑里的原始文件丢了，在系统里还有。随时可以进入合同详情页下载文件，还可以打印出来。系统会保存文件的所有历史版本，即使修改过也能找回之前的版本。
能打印合同吗？
当然可以。打开合同详情页，点击”打印”按钮，选择打印模板（系统提供默认模板，也可以自定义），然后点击浏览器的打印功能，选择打印机打印或保存为 PDF 文件。
现在您已经掌握了合同管理系统的基本操作，包括如何创建合同、发起审批、跟踪执行和日常查找。
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